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2019年05月16日 星期四
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如何正确地对上司说“不”

作者 司斌   青年参考  ( 2019年05月16日   01 版)

    你是否落实了上司的每个指令?当你想拒绝时,如何正确表达才能不毁掉上司对你的印象?

    说“好”容易,说“不”难

    一个星期五的下午6点55分,在北京一家报社工作的苏重北(化名)还有5分钟就要下班了。她已经忙完当天的全部工作,哼着小曲收拾东西,准备奔赴与朋友的约会。突然,她的手机震动了。她打开手机,是上司发来的信息,要她立刻处理一项紧急任务。

    是留下来加班还是坚持赴约?苏重北选择了前者。她满含歉意地告诉已经在赴约路上的朋友,自己不得不“放鸽子”,然后乖乖坐回办公桌前,埋头处理上司交代的紧急任务。她觉得,朋友可以再约,上司却不能得罪。

    “不敢对上司说‘不’,应该是大部分职场人士的通病。的确,对上司说‘好’非常容易,说‘不’却需要承受很大的心理压力。有时,我们担心这样会显得自己没有上进心,甚至害怕丢了工作;有时,我们觉得自己能力不行,需要在别的地方找补回来,所以上司让做什么就做什么;有时,我们明明知道上司不专业,却不敢挑战上司的权威。”苏重北对笔者表示。

    对上司说“不”,真的这么难吗?

    苏重北认为,如果下属有更好的想法,或者当下有些难处,一个智慧而开明的上司并不介意听到下属说“不”,“只要我们理由正当,方式合理”。

    职业咨询师戴安娜·阿蒙森对美国求职网站“The Muse”表示,聪明的上司会欣赏能够自信地向老板说“不”的人。“其实,大多数老板愿意倾听你拒绝的原因,以及你准备提出什么样的Plan B(替代方案)。想让老板接受你的想法,就要重视拒绝的方式和技巧。”

    戴安娜认为,如果你已经被当前的工作压到喘不过气,上司又给你分配了新的工作,这时千万不能打肿脸充胖子,逞强答应下来。这样做不仅会影响当前的工作,新任务的完成恐怕也会大打折扣,还会让自己因工作量超负荷而备感崩溃。

    对上司说“不”,你该这么做

    对于上司的要求,我们应该如何巧妙地说“不”?

    首先,绝不能直接说“不行,我没时间”或者“不行,我不想做”。想要拒绝上司的要求,又要避免让他对你产生不满,就要给上司一个合理的理由,如果能进一步提出合适的解决方案就更好。

    “The Muse”指出,给出合理、可信的理由不仅能让你摆脱繁杂的工作,还能让上司了解你目前的工作情况。比如,你可以说:“抱歉,我可能无法参加这次会议,最近工作实在太多了。”也可以说:“我不确定是否可以负责这个项目,因为我对这个领域不是特别熟悉。这次能不能先安排其他人负责,给我一些时间准备一下?以后再有类似的项目,我就可以接手了。”

    如果你向上司坦承自己的工作量已经饱和,当前无法再承担更多的工作,上司可能会考虑给你减负,让你把精力投入更重要的工作;如果你告诉上司,自己对某个新领域还不太了解,上司也许会为你和其他员工提供相关的培训。

    在拒绝上司的时候,最好能给出一个替代解决方案。

    玛德琳·曼恩是美国求职网站“The Ladders”的专栏作者。她在“The Ladders”上讲述了自己的经历。

    因为文笔好,上司要求玛德琳替其他同事写发言稿。既不想为同事写稿,又不想直接拒绝的玛德琳如此回复上司:“让他写好初稿,我在初稿的基础上进行修改,您看这样可以吗?”

    这个回答非常巧妙,不仅间接地为自己减了负,也避免了得罪上司。

    “The Ladders”指出,面对上司安排的分外之事,我们要明白,上司交给我们这样一项任务,并不在意我们是否按照他规定的方式去完成,他只在意我们最终能否给他他想要的结果。

    除了给出正当的拒绝理由和替代解决方案外,让上司替你决定工作清单中的优先项也是个不错的方法。你正在为手头的工作焦头烂额时,对上司的额外要求直接说出“我没有时间”合情合理,但如果你真的这么说了,就会让上司质疑你安排工作和执行多项任务的能力。

    因此,你要做的不是直接拒绝,而是让上司替你决定,在待完成的工作事项中,你要先做什么,后做什么。你可以把手头的工作向他展示,并说明这些工作都需要多少时间完成;如果要停下手头的任务着手新任务,原有任务会被拖延多久。这么做的好处在于,在向上司展示你的工作内容的同时,你也给了上司一个权衡各项工作重要性和优先性的机会。根据上司的判断,你可以合情合理地选择,究竟是暂停手头的任务,专注完成新任务,还是将新任务放到一边,先完成现有的任务。

    玛德琳遇到过这样的情况。有一次老板问她:“你今天是不是该为每个参加培训的人制订出个性化议程了?培训场地的布置工作是不是也应该进行了?”

    在这两句话中,上司给玛德琳安排了两项任务。玛德琳该如何回答?

    “是的。我今天准备完成培训材料的整理工作,与供应商见面以确保物料可以按时供应,把培训资料发给每位参加培训的人。这几件事情中,您觉得我应该先做哪件呢?”玛德琳问。

    “那就先别管培训场地的布置了,这件事没那么重要。先把其他事情做好吧。”听了玛德琳的话,上司说。

    这些情况下,说“不”要慎重

    戴安娜建议,你在入职之初就亮明底线。“如果你不想让工作侵占周末或者节假日,那么在最开始的时候,你就要向上司明确这一点,把话说在前头。如果以后出现了这样的情况,你的拒绝在上司看来就不会那么意外和突兀。”

    拒绝上司,时机也很重要。“如果最近你的工作表现很糟糕,或者前不久刚刚拒绝了上司的某个要求,那么现在就不是拒绝的最佳时机。如果你最近的工作表现良好,还得到了上司的肯定,你就可以很有底气地对上司说‘不’了。”戴安娜说。

    当然,这并不意味着你可以随心所欲。有些理由在你看来可能很正当,但在上司看来却是无法接受的。美国职业资讯网站“The Balance Careers”列出了几种需要谨慎说“不”的情况。

    如果上司给你分配了一项非常有挑战性的任务,你也有能力去完成,那么千万不要因为这项任务会花费很多精力而拒绝。毕竟,所有上司都希望下属努力工作,估计没有上司会喜欢因为任务有难度就拒绝执行的下属。

    虽说你没有义务去完成超出自己职责范围的任务,但当你有能力完成这个任务时,以“这不关我的事”为由拒绝,绝对不是明智的做法。

    不要以私事为由拒绝上司,比如“我正在策划自己的婚礼,忙不过来”或者“我马上就要去度假了”。最好不要将私事置于工作之上,除非上司已经批准了你的休假申请,或者早就知道你当前的处境。

 

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