别拿蠢问题打扰IT部

    毫无疑问，IT问题会降低生产效率，但公司IT部门的职责绝不只是守着电话等待为你“上门服务”，他们也很忙。其实，在拿起电话求助前，我们也可以做很多事来尝试排除故障。

    周一早上，IT部门的数据库建造师安迪·马伦（Andy Mallon）坐在工位前，尝试登录电脑，但输入的密码是无效的，在失败了5次后，系统锁死。

    知道马伦肯定遗忘了什么，技术支持人员礼貌地问他最近是否重置过电脑密码。这个问题提醒了他，自己上周五确实更改过电脑密码。

    “我尽量不在周五更改电脑的登录密码，因为周一我往往会忘记。”他说，“但我上周五还是改了。”

    马伦承认这是一个低级错误，与他在工作中曾帮其他同事解决的众多问题并无二致。他说：“我们的IT团队每天都会遇到数不尽的愚蠢错误。”

    与几年前相比，现在大多数人的电脑水平有所提高，相关技术也更先进。然而，不少公司仍不断遭遇IT方面的小问题，这些讨厌的问题无疑会导致工作效率降低。

    时间就是金钱

    IT人力资源公司Robert Half Technology发现，员工每天处理IT问题的时间是22分钟。算下来，一年就会花掉大约91小时，即一周多的工作时间。“浪费的时间太多了。”该公司多伦多分部经理尼马·米尔普里安（Nima Mirpourian）说。

    英国韦克菲尔德一家公司的网络团队主管约伯·布朗（Job Brown）同意这种观点。两年前被公司任命管理IT团队时，他就注意到缓慢的电脑正严重影响办公效率。他计算得出，员工每小时需要花两分半钟等待上传信息，或等待电脑响应所执行的操作，一周的话就会浪费49小时。即使按英国的最低工资标准，员工平均每年也会浪费352英镑（约合人民币3000元）。

    技术更新是双刃剑

    马伦认为，企业和员工之所以仍在饱受IT问题的困扰，原因是多方面的，其中最主要的是：我们使用的技术比原来多得多，且这些技术在不停变化。10年前，我们只需担心电脑就够了，但如今，我们有手机、平板电脑等设备，它们都可能出毛病。

    为了工作需要，我们会用到大量应用程序，想搞懂它们如何运作就要花不少时间，更不用提若干升级和版本更新问题——新技术能带给我们便利，但当它过时时会将我们推回原点。

    马伦说：“技术更新如此之快，甚至完全改变了应用程序的运行方式，让你无从下手。”

    求人不如求己

    跟大多数人想得不一样，IT人员并非无所事事地呆坐在电脑前等待我们的求助电话。虽然他们的工作是在必要时提供帮助，但还有更重要的职责，比如确保网络安全平稳运转、数据安全备份，以及调试新软件、购置新设备等。虽然电脑死机毫无疑问会影响我们的工作效率，但如果贸然给IT部门打电话让他们解决所有小问题，同样会影响他们的工作效率。

    布朗指出：“不同于10年前，我们对电脑更加熟悉了，因此应在打电话求助前尝试自己解决问题。如果电脑变慢了，试着重启它，这一招通常屡试不爽。如果办公室的打印机没墨了，自己换一个新墨盒。这些举手之劳免去了很多人的麻烦。”

    “我们需要对故障先进行分析，”布朗说，“如果尝试之后仍不能奏效，再去联系IT人员。”

    米尔普里安认为，每个公司都应该有自己动手排除故障的政策。对不知道如何解决基本问题的员工，IT部门应该对他们进行适当培训。

    只要公司招聘了新员工，就应该教会他们使用工作中必不可少的软硬件。“如果公司启用了新技术，就应确保员工都会操作。” 米尔普里安说，“这能让员工更好地工作，同时防止他们用傻问题打扰IT部。”

    使问题最小化

    无论技术如何先进，企业总会需要IT支持，但可以尽量使问题最小化。

    布朗提议进行明智的投资。去年，他开始更新公司电脑的硬盘，让它们运行的速度更快，此举产生了积极的作用——抱怨电脑太卡的声音骤然减少，员工有效工作的时间增加了。

    另一个关键是减少失误。马伦知道讨厌的IT问题总会不可避免地出现，但他可以让自己少犯错。例如，他不会在周五重置自己的电脑密码了，“我改在周一早上搞定它”，他说，“这样的错误我不会再犯了。”

    英国广播公司