别让电邮给沟通带来麻烦

    电子邮件是商业社会不可或缺的沟通方式，如何令其扬长避短大有学问。

    与面对面交流甚至打电话相比，用电子邮件沟通造成误解的概率更高。不幸的是，电子邮件一直是专业人士的主要交流工具。有时，它会导致严重的问题和困惑，这本来可以避免。

    面对面交流或打电话都是更好的选择，但有时并不现实。电子邮件比较快捷，也不容易打扰他人。既然所有人都同意电子邮件是商业沟通的一种可行方式，我们就更应注意发邮件的技巧。

    用电邮沟通存在四大风险

    在深入探讨怎样减少犯错、掌握发邮件的艺术前，让我们先来看看电子邮件可能带来的四大危险或者说风险，了解一下这种媒介的棘手之处。

    语意不明。以电子邮件通讯的最大危险在于语意不明。收件人无从得知发件人的语调变化和肢体表达。这使得识别讽刺、兴奋和其他可能的情感变得困难。

    容易犯错。我们在写邮件时常常会分心。当你同时忙着处理智能手机和电脑屏幕上的工作，发出的邮件很可能错漏百出。这会让邮件显得不专业，造成误解。

    拖延决定。尽管电子邮件会立刻到达收件人的邮箱中，但这并不意味着收件人会马上点开它。邮件往往得在几个小时之后才被看到，某些情况下这已经太晚了。

    丢失信息。我们永远不知道电子邮件去了哪里，它们可能丢失，有时候确实丢失了。本应被送到的邮件如果没有进入收件人的邮箱，可能导致严重后果。

    如果你已在商界混迹数年，上述危险你可能至少经历过一次。这只证明一点：提高交流能力是电子化办公时代的重中之重。

    让电邮更好用的六点建议

    那么，我们怎样才能把风险降到最低，让电子邮件更好用？以下是一些建议：

    起引人注目的标题。邮件的标题十分重要。如果你希望邮件被更快打开，就必须在这方面做得更有策略。最常用的办法是以号召的口吻来写标题——与其用“某某项目”作为标题，不如试试“请在下午3点前批准某某项目”。

    增加提示。几乎所有邮件平台都有一项服务，让你在发送邮件前确认一遍。这个简单的弹出窗口可以让你避免很多麻烦，迫使你迅速检查一遍刚写的内容。

    简明扼要。冗长的邮件往往效果欠佳。人们通常只会快速浏览邮件，寻找重要信息，为什么不用他们希望的格式？以简单的介绍开头，然后列出关键点。

    避免机密。你应当绝对避免在邮件中讨论机密信息——即使你认为只有你和收件人才能看到邮件。否则，万一邮件发错了人，你就要面对可怕的后果了。

    切勿夹带情绪。一封愤怒的邮件比一个愤怒的电话更糟。因为邮件是永久的。一旦你按下发送键，它就可以被分享、打印并永久储存。如果你发现自己的邮件很情绪化，请从桌子边站起来，在大厅里走两圈再回来。这种简单的自我调整，在很多时候会让你重新评估后果。

    重视签名。你的邮件签名十分重要。务必附上自己所有的联系方式，乃至头衔、公司名、社交媒体和网站，这样，人们就能对你和你服务的组织形成整体性的了解。

    遵照这些建议，你可以彻底改变发邮件的方式。它们不会完全让你规避风险，但绝对可以帮助你改善沟通方式，避免尴尬的失态，降低把事情弄糟的概率。

    （作者现居美国艾奥瓦州，定期为《赫芬顿邮报》、《企业家杂志》、《财富》等撰写专栏文章，内容涵盖企业战略、社交媒体、数字化营销等领域。）

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