小心职场电子邮件的雷区
作者 阿里纳·迪兹克
青年参考
（
2017年10月11日
13
版）
在职场上，如果你发送了一封善意的电子邮件，却收到了无礼的回应，你很可能在无意中冒犯了别人而不自知。从“你应该知道”（as you are aware）到“请指教”（please advise），职场书面用语的细微含义可谓千差万别，这使通过电子邮件进行职场沟通成了一个社会性难题：一旦在错误的时候使用错误的词汇或短语，你就很容易冒犯或惹恼别人。
美国乔治敦大学语言学教授德博拉·塔尼认为，电子邮件沟通“是个雷区，因为你看不到人们作何反应”。在职场中使用电子邮件，既能成功表达观点、达成所愿，又不会被人误解的方法，其实有很多。以下是一些关键的行为准则。
发送之前再检查一遍
我们都会在具体的文字和口吻之外，通过电子邮件传达一些微妙的意思。就连你的邮件长度和所用语法，也是你思考过程的体现。然而，你很难预测这封邮件会给别人留下什么印象。我们通常会直接点击“发送”按钮，而忘了思考对方将作何解读。
"写邮件时，我们往往不会问自己这样的问题：我表达清楚了吗？我会不会被人误解？"美利坚大学语言学教授、《屏幕上的文字：数字时代的阅读命运》一书的作者纳奥米·巴伦说。
纳奥米·巴伦指出，写完邮件后，以“读者”的角度再通读、检查一遍，是非常必要的。因为一旦邮件发出去，“很多人会据此评价你”。
使用传统格式及习惯表达
近年来，在大量即时通信平台的影响下，许多年轻的职场人士认为，“电子邮件是老人用的东西”。巴伦认为，“这种态度其实在为电子邮件重新塑造越来越正式的形象”。
曾经在印度、南非和英国工作，后来定居美国密歇根大学安娜堡分校的英语教授迈休米塔·拉西里表示，不使用传统电子邮件的格式和习惯表达，可能让你显得没有见识。
拉西里表示，在电子邮件的开头使用“亲爱的”（dear）或“祝你一切安好”（hope you're well）这样的话，非但不会显得老气横秋，反而效果很好，并能帮助读者更加轻松地阅读你的邮件。“使用那些很常规的开头和结尾模式，有助于增强你的职场可信赖度，因为那表明你知道自己在做什么。”
适当体现情绪和性格
位于美国旧金山的电子邮件附加功能开发商Boomerang的联合创始人亚历克斯·摩尔表示，一封能体现你情绪和性格的邮件，更容易取得较好的沟通效果。
2016年，Boomerang对35万封电子邮件进行的调查研究显示，感情色彩较为积极或消极的电子邮件，其获得的回复率，比那些看起来不温不火的邮件高出10%到15%。
“你当然不希望显得过分积极或过分消极，但不可否认，即便是在书面格式中，人们仍然会对情绪做出反应。"摩尔说。
行文宜简不宜繁
Boomerang的调查研究还显示，越是行文用语简单的电子邮件，越容易得到反馈。在该调查中，用小学3年级的语言水平撰写的电子邮件，获得了53%的回复率；而以大学语言水平写就的邮件，回复率仅有39%；以幼儿园语言水平写就的邮件，回复率为46%。
简单的语言还可以帮助你规避一些文化误解。拉西里警告称，你或许认为自己是在使用文绉绉的语句表达礼貌，但在某些地方，那些用语可能产生负面反响。她表示，在英国，诸如"不幸的是，这是……"（unfortunately this is...）或者"我很遗憾……"（I regret...）这样的话，都是礼貌客套之语；但在其他文化环境下，类似的话可能冒犯对方。例如，“在美国，直接表达感谢比较容易。”拉西里说，“在美国，类似于‘我担心'（I'm afraid）这样的用语，会被解读为负面的暗示，而非礼貌用语。"
注意令人费解的标点符号
人们对感叹号、省略号、大写字母的使用及其表达的含义，有着很多不同的观点。年轻人或许认为，在电子邮件里使用感叹号显得比较友好，但年龄较大的职场人士很少使用这种符号。拉西里说，对20多岁的人来说，"感叹号只是表示你们是朋友，而句号表示态度严肃"。
省略号同样会令人困惑，它对年龄较大的人来说表示句子结束，但对比较年轻的人来说，却包含负面含义。拉西里补充称：“对有的人来说，在电子邮件里使用大写字母很可能是在表达愤怒，但在老一辈眼中却并非如此。”
不同性别对电子邮件的解读也可能存在有差异。塔尼在研究中发现，有的人认为，不在电子邮件中使用感叹号、重复字母（例如sooo或loooove）或者其他符号来表达自己情绪的女性很冷酷。但她发现，如果换成很少表达情绪的男性，就不会给人留下这种印象。男性发送的邮件往往较短，而且有时会包含笑话，而塔尼警告称，这可能被收件人误解。
改变口吻
虽然用专业而礼貌的口气进行邮件交流总是对的，但随着关系的加深，以及你和收件人之间越来越熟悉，你便可不再那么一本正经。塔尼给出的建议是，“模仿对方的口吻”。
如果你仍为自己的商业邮件会被如何解读感到焦虑，你可以求助于技术。一些在线文本分析工具，诸如Boomerang公司开发的“Respondable”和IBM公司开发的“Tone Analyzer”等，都可以帮助你解读信息中的言外之意。
“我们都会在自己的文字中反映不同的情绪和语言风格。" IBM工程师拉玛·阿基拉久说。人工智能会分析一段文本的用词、长度和标点符号等各种信息，以此判断这段内容是否积极、讨人喜欢或充满自信。
思考结尾
Boomerang的联合创始人摩尔指出，电子邮件的最佳结尾方式是展望未来和表达感谢。
Boomerang的调查显示，用“提前感谢”（thanks in advance）来结尾可以获得65%的回复率，在所有结束语中排名第一。其他比较成功的结束语还包括：“谢谢”（thanks）、“谢谢你”（thank you）和“非常感谢”（cheers）。“你需要展示你的感激之情。”摩尔说。
不过， “如果你说的太多，或者显出过分渴望回复，例如‘不要犹豫，立刻给我打电话’（don't hesitate to call），却会让人感觉你有些心胸狭窄，而不是乐于助人。"拉西里说。她认为，"这其实是一种消极进攻，会让收信人再三思考自己的回复产生的影响。”
任何书面内容都可能引发误解，所以下次当你快速回复别人时，请回过头来检查一下，确保自己没有在无意之间表现出冒犯或进攻性。除非，你的本意就是如此。
BBC英伦网
在职场上，如果你发送了一封善意的电子邮件，却收到了无礼的回应，你很可能在无意中冒犯了别人而不自知。从“你应该知道”（as you are aware）到“请指教”（please advise），职场书面用语的细微含义可谓千差万别，这使通过电子邮件进行职场沟通成了一个社会性难题：一旦在错误的时候使用错误的词汇或短语，你就很容易冒犯或惹恼别人。
美国乔治敦大学语言学教授德博拉·塔尼认为，电子邮件沟通“是个雷区，因为你看不到人们作何反应”。在职场中使用电子邮件，既能成功表达观点、达成所愿，又不会被人误解的方法，其实有很多。以下是一些关键的行为准则。
发送之前再检查一遍
我们都会在具体的文字和口吻之外，通过电子邮件传达一些微妙的意思。就连你的邮件长度和所用语法，也是你思考过程的体现。然而，你很难预测这封邮件会给别人留下什么印象。我们通常会直接点击“发送”按钮，而忘了思考对方将作何解读。
"写邮件时，我们往往不会问自己这样的问题：我表达清楚了吗？我会不会被人误解？"美利坚大学语言学教授、《屏幕上的文字：数字时代的阅读命运》一书的作者纳奥米·巴伦说。
纳奥米·巴伦指出，写完邮件后，以“读者”的角度再通读、检查一遍，是非常必要的。因为一旦邮件发出去，“很多人会据此评价你”。
使用传统格式及习惯表达
近年来，在大量即时通信平台的影响下，许多年轻的职场人士认为，“电子邮件是老人用的东西”。巴伦认为，“这种态度其实在为电子邮件重新塑造越来越正式的形象”。
曾经在印度、南非和英国工作，后来定居美国密歇根大学安娜堡分校的英语教授迈休米塔·拉西里表示，不使用传统电子邮件的格式和习惯表达，可能让你显得没有见识。
拉西里表示，在电子邮件的开头使用“亲爱的”（dear）或“祝你一切安好”（hope you're well）这样的话，非但不会显得老气横秋，反而效果很好，并能帮助读者更加轻松地阅读你的邮件。“使用那些很常规的开头和结尾模式，有助于增强你的职场可信赖度，因为那表明你知道自己在做什么。”
适当体现情绪和性格
位于美国旧金山的电子邮件附加功能开发商Boomerang的联合创始人亚历克斯·摩尔表示，一封能体现你情绪和性格的邮件，更容易取得较好的沟通效果。
2016年，Boomerang对35万封电子邮件进行的调查研究显示，感情色彩较为积极或消极的电子邮件，其获得的回复率，比那些看起来不温不火的邮件高出10%到15%。
“你当然不希望显得过分积极或过分消极，但不可否认，即便是在书面格式中，人们仍然会对情绪做出反应。"摩尔说。
行文宜简不宜繁
Boomerang的调查研究还显示，越是行文用语简单的电子邮件，越容易得到反馈。在该调查中，用小学3年级的语言水平撰写的电子邮件，获得了53%的回复率；而以大学语言水平写就的邮件，回复率仅有39%；以幼儿园语言水平写就的邮件，回复率为46%。
简单的语言还可以帮助你规避一些文化误解。拉西里警告称，你或许认为自己是在使用文绉绉的语句表达礼貌，但在某些地方，那些用语可能产生负面反响。她表示，在英国，诸如"不幸的是，这是……"（unfortunately this is...）或者"我很遗憾……"（I regret...）这样的话，都是礼貌客套之语；但在其他文化环境下，类似的话可能冒犯对方。例如，“在美国，直接表达感谢比较容易。”拉西里说，“在美国，类似于‘我担心'（I'm afraid）这样的用语，会被解读为负面的暗示，而非礼貌用语。"
注意令人费解的标点符号
人们对感叹号、省略号、大写字母的使用及其表达的含义，有着很多不同的观点。年轻人或许认为，在电子邮件里使用感叹号显得比较友好，但年龄较大的职场人士很少使用这种符号。拉西里说，对20多岁的人来说，"感叹号只是表示你们是朋友，而句号表示态度严肃"。
省略号同样会令人困惑，它对年龄较大的人来说表示句子结束，但对比较年轻的人来说，却包含负面含义。拉西里补充称：“对有的人来说，在电子邮件里使用大写字母很可能是在表达愤怒，但在老一辈眼中却并非如此。”
不同性别对电子邮件的解读也可能存在有差异。塔尼在研究中发现，有的人认为，不在电子邮件中使用感叹号、重复字母（例如sooo或loooove）或者其他符号来表达自己情绪的女性很冷酷。但她发现，如果换成很少表达情绪的男性，就不会给人留下这种印象。男性发送的邮件往往较短，而且有时会包含笑话，而塔尼警告称，这可能被收件人误解。
改变口吻
虽然用专业而礼貌的口气进行邮件交流总是对的，但随着关系的加深，以及你和收件人之间越来越熟悉，你便可不再那么一本正经。塔尼给出的建议是，“模仿对方的口吻”。
如果你仍为自己的商业邮件会被如何解读感到焦虑，你可以求助于技术。一些在线文本分析工具，诸如Boomerang公司开发的“Respondable”和IBM公司开发的“Tone Analyzer”等，都可以帮助你解读信息中的言外之意。
“我们都会在自己的文字中反映不同的情绪和语言风格。" IBM工程师拉玛·阿基拉久说。人工智能会分析一段文本的用词、长度和标点符号等各种信息，以此判断这段内容是否积极、讨人喜欢或充满自信。
思考结尾
Boomerang的联合创始人摩尔指出，电子邮件的最佳结尾方式是展望未来和表达感谢。
Boomerang的调查显示，用“提前感谢”（thanks in advance）来结尾可以获得65%的回复率，在所有结束语中排名第一。其他比较成功的结束语还包括：“谢谢”（thanks）、“谢谢你”（thank you）和“非常感谢”（cheers）。“你需要展示你的感激之情。”摩尔说。
不过， “如果你说的太多，或者显出过分渴望回复，例如‘不要犹豫，立刻给我打电话’（don't hesitate to call），却会让人感觉你有些心胸狭窄，而不是乐于助人。"拉西里说。她认为，"这其实是一种消极进攻，会让收信人再三思考自己的回复产生的影响。”
任何书面内容都可能引发误解，所以下次当你快速回复别人时，请回过头来检查一下，确保自己没有在无意之间表现出冒犯或进攻性。除非，你的本意就是如此。
BBC英伦网
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