处理工作琐事有技巧

    我们都明白要集中精力办大事的道理，但工作中总有繁杂琐碎却又无法逃避的事情在没完没了地骚扰你。如何分清轻重缓急，有条不紊地完成所有工作，保持自己的工作节奏？以下三条策略会给你启发。

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    工作中，我们都喜欢把时间花在办大事上，比如制定发展战略、扶植创新、指导有潜力的员工等。但任何专业人士都无法逃避如洪水般没完没了的繁冗琐事——处理挤爆的邮箱、做自己承诺过的入门介绍、归档堆成山的文件，或抽时间看看有必要阅读的文章。

    根据意大利经济学家帕累托提出的80/20法则，“20%的工作创造了80%的价值”，这条法则已被硅谷和很多企业奉为信条。而上面提到的那些没什么价值的琐事最让人头疼。如果你能抛开所有无足轻重的事务，信奉80/20法则无可厚非，你大可将双倍的精力放在最有贡献的事业上。

    实际情况是，有时你可以不去理会那些琐事，但你需要意识到，同时也该接受这个现实，这么做是有风险的。畅销书《一周工作4小时》的作者蒂姆·法瑞斯就深有感触。在一次长时间的出国旅行中，由于没有及时处理邮件，他错过了很多重要信息，耽误了不少大事，其中包括让他每个月损失20%订单的物流中心危机、已经过期的媒体采访机会和十几个合作伙伴的邀约。

    不过，法瑞斯选择接受现实。他写道：“很多时候，为了保证大事能顺利完成，我们不得不舍弃一些后果不太严重的小事。这是我们应该掌握的技巧。”

    也许他说的有道理。不过，要是你为别人打工，而不是自己当老板，那舍弃小事的后果可能也会很严重。如果你承担不起完全忽略邮件和其他低价值工作的代价，又很难把它们推给别人，这里有三种方法可以帮你减轻痛苦，快速将这些琐碎任务搞定。

    汇总集中，一次搞定

    一种策略是，将次要工作集中，一次全部干完，创造出一种动力感。你可以独自完成这些琐事。过去，我会在附近找一家咖啡厅，坐下来把工作清单上的任务处理完，并且发誓不干完不回家。

    你也可以选择其他公共区域。纽约电影制片人杰米瑞·瑞德里夫近日发起了名为“穴居日”的活动，专业人士只需付一点点费用，就可在周日共享一个办公空间，在此完成清理收件箱或写感谢卡这样的繁杂小事。

    “小水滴法”

    对于那些喜欢根据工作量确定工作时间的人来说，“小水滴”策略更适合他们：在工作计划中找出可用的小块时间（通常是每天15～30分钟），将这些时间用于处理意义不大但又必须做的零碎事务。

    昨天，为了配合会计按时发出报税单，我不得不查看自己去年给虚拟助理（在网络上提供助理服务的专业人员）发了多少工资。事实上，没人能准确定义什么是“策略”，什么是“高价值”。这种枯燥却又不得不做的工作很容易被搁置，但当我在前一晚查看工作计划时，发现两通电话之间有15分钟的空闲，于是决定利用这段时间处理这些琐事。

    你也可以在工作计划中发现常被忽略的零碎自由时间，或者在结束每天的繁重工作，自己的专业能力和创造力都大大减退时，留出半小时来处理这些不费脑子的事情。

    有选择性地搁置工作

    你也可以有选择性地搁置一些工作。法瑞斯的那套理论和忽略所有邮件的简单做法其实还是有所不同的。你要做的是评估机会的重要性，并据此制定出处理它们的时间表。如果你的工作安排与他人的相契合，那么恭喜你，这是值得高兴的巧合；如果你们的时间表发生了冲突，那就心甘情愿地接受错过机会的事实吧。

    当工作邀约来自各种博客网站时，我便会采取这种方法，而对于正规记者发来的采访要求，我通常会第一时间回复。我很愿意帮这些博客的忙，不过前提是，不会影响我的重要工作，比如编辑书稿。

    最终我总会回信，但可能拖上几天或几周时间。如果对方能接受我的办事方式，那么好极了；如果不行，损失也是微不足道的。

    无论我们的工作效率有多高，都不可能从低价值的琐事中解放出来，但通过以上方法，我们至少可以更高效地搞定它们，为生活中更有意义的事情留出足够的时间。

    （作者是市场策略师兼职业演说家，任教于美国杜克大学福库商学院，著有《You and Stand Out》一书。）

    ▋美国《哈佛商业评论》周刊

作者 Dorie Clark 译者 易雨