高效工作的秘诀：一次只干一件事
作者 Becky Kane 编译 胜一
青年参考
（
2017年07月26日
13
版）
科学研究表明：多任务模式对工作的影响，好比吸烟对健康的危害一样。在同一时间尝试做多件事，会严重影响工作效率。
以下是一些令人震惊的统计数据：
一次同时做多件事会使工作效率降低40％，几乎等同于熬通宵后的工作效率。
在办公室上班的人，平均每天都会因为分心或被打断浪费2.1小时，一周下来相当于浪费了一天多的工作时间。
平均而言，大部分时间对着电脑工作的人每10.5分钟就会分心一次。
员工被电话和邮件干扰，智商会因此降低10个点。
不过，也不全是坏消息。工作中44％的干扰都是自己造成的，另外23％来自电子邮件，也就是说，一天中67％的干扰是可控的，可以完全排除（或大幅度降低）。
排除干扰的最好技巧就是单任务工作模式。以下是原因：
1.当你一次只做一件事，就会倾向于做重要的事。有效率的单任务工作模式需要事先规划。如果没有规划就开始一天的工作，干扰和低效便不可避免。早上或是前一天晚上，花点时间列出待办事项列表，这会迫使你优先考虑最重要的任务，不会看似忙碌，但其实被淹没于无足轻重的繁琐工作中。简而言之，你的工作将围绕重要事项展开。
2.在单任务工作模式下，你可以在更短的时间内完成更多任务，压力也会更小。我们已经了解多任务工作模式触目惊心的影响。全神专注于一项任务被证明是完成待办事项清单的最有效方法，同时也会减轻压力和挫折感，增加成就感。一次只专注于待办事项上的一件事是让你更快乐、更高效的有效方法。
如何养成单任务工作习惯？
单任务工作习惯的养成是艰苦的。我也尚未完全掌握这项技能，显然，没有神奇的捷径可走。
下面是我几乎百分百确认最全的单任务工作策略清单。这些策略间不会相互排斥，一起使用能更有效地强化单任务工作努力。
1.切断干扰
一旦工作被打断，平均需要23分15秒才能恢复原来的效率。 单任务的第一步就是在工作中切断尽可能多的干扰。
根据我的经验，相信自己能够轻松抵御经常访问网站的诱惑，就离失败不远了。
幸运的是，要避免经常访问会分散注意力的网站，可以使用能隔绝这些网站的软件。
2.关掉提醒
这个建议属于老生常谈，能常说常新是因为它确实行之有效。试着关闭所有桌面通知一周时间，看看工作效率的变化。快速看一下屏幕上的消息似乎没什么大不了，但即便注意力的转移只有那么一秒，也会积少成多。
如果把手机设置成静音状态会让你感到不安，那么就关掉某些应用程序的通知，有些手机甚至允许在某时间段自动切换到优先通知模式，这样就可以减少不必要的干扰，同时确保不错过任何重要的事情。
3.使用两台电脑
Todoist网站创始人埃米尔通过使用两台电脑来保持专注。他用iPad处理白天可能分散注意力的事情，在他的另一台电脑上进行工作。
“工作中我经常被收发电子邮件、看新闻等事情耽搁，特别是在处理棘手问题的时候。我发现用两台电脑可以解决这个问题。一台电脑用来工作和做有效率的事情，其他事情就被切断了。而另一个（iPad）则用来看看新闻、浏览脸谱网等。”
一次只打开一个标签页，这是Buffer联合创始人莱奥·维杜赫在白天保持专注的工作策略，简单有效。单个标签页提高了任务切换的难度，因为你必须关闭目前正在开展的工作，才能开始处理其他任务，这样可以确保你只做当前真正想做的工作。
4.使用独立桌面空间
既然提出了使用单标签页的方法，我要坦白，我对这个方法从来没有得心应手过。我曾决定使用效率略低但对我来说更加实际的策略——使用多任务桌面，把多个任务分开。
我把桌面分成4个：一个是通讯窗口；另外三个则是计划当天完成的与不同项目相关的窗口。我为每个不同的桌面设置了不同的背景，所以能在特定时间段内专注于某一特定事项。我发现这种方式减少了工作中途切换去做其他事情的可能性。
5.尽可能多地离线工作
我知道在大多数时间里，使用电脑工作几乎等同于在线工作。如果你当前在做的工作不需要上网，那么联网就不会给你带来任何好处。比如我只需要在写博客时把WIFI关掉，写作的时间就会减少一半。
6.限定电子邮件收发时间
电子邮件要是使用得当，绝对是有史以来最强大的生产力工具，但如果使用不当，也会是潘多拉魔盒，它带来的干扰能毁掉一整天的工作。但你可以驯服它。
一天中内安排特定的时间段处理电子邮件。我发现每天上午11点和下午4点半检查邮件最适合我，每次通常需要花上15~30分钟。处理过程中要遵循两分钟原则：两分钟内可以处理的电子邮件立即处理，否则就将其加入以待办事项列表中，日后处理。
7.制订真正能坚守的单任务工作计划
要有效地执行单任务，你需要知道自己真正想做的是什么。一天中，你绝不应该问自己这个问题：“下一步我该做什么？”
待办事项中的任务应该是专注于推进你要实现的目标，而且是可具体操作的。虽然每天的梳理工作需要投入不少时间，但收益是巨大的。
8.将待办事项具体化
每天早上第一件事，或是在一天的工作结束后，花点时间思考当前的项目，想想如果要把事情推进下去，下一步具体工作是什么。之后把这些加入到待办事项中。这会花一些时间，却相当值得。
单任务工作模式可帮助你一段时间内只专注于一项任务。一个简单的方法就是，在计划一天的工作时，把任务管理器上的待办事项写在便利贴上。每个任务使用一张便利贴，然后确定处理它们的顺序。完成后撕掉，再进行下一项。
我喜欢将完成后的便利贴放在办公桌的角上，看看一天内到底能干多少工作。了解自己的成就，可以在工作效率不高的时间获得激励。
9.安排待办事项时间表
另一种保持专注的方法是，在日历上安排待办事项的时间表。每个任务都有特定的时间段，在此期间只做这个任务。
同时，设定一个不切实际的完成期限。给自己更少的时间来完成任务，迫使你保持专注。正如领导力专家彼得·伯格曼所说：“没有什么比最后期限更能加快进度了。如果你只有半小时来完成本应一个小时完成的事，还会去接听干扰电话吗？”
10.为每天设定一个主题
大多数人每天会同时应对多个项目和多项职责，一天之中在多个任务之间来回切换，很难保持专注。解决这个问题的方法之一就是为每天定个主题。这样今天做什么就有了指引和明确的优先级。比如，今天是星期一，是博客日，我首先要完成写一篇博客的任务。
干扰不可避免怎么办？
无论你在切断干扰和计划工作时多么自律，意想不到的事情总会出现。以下是一些确保干扰不会浪费你过多时间的策略：
1.刻意拖延干扰事件
研究表明，员工会立即处理73％的突发干扰事件，无论它是否紧急。虽然一些干扰不可避免，但可以通过把它添加到待办事项列表中来降低它对工作效率的影响。
2.使用“过后阅读”列表
另外一个让我特别挣扎的自我干扰项，是阅读有趣的或者有帮助的文章。这些文章是我在网上寻找其他资料时毫无疑问会看到的。
幸运的是，对付此类干扰有一种灵丹妙药——当你看到有吸引力的文章，保存下来之后再看。有很多浏览器可以瞬间实现这个功能，让你添加标题书签保存文章，以便之后阅读。
3.创建“灵感”列表
你是否曾绞尽脑汁思索一个难题的答案毫无所得，却在偶然之下灵感迸现获得答案。当我们专注于某件事时，大脑会在不经意间灵光乍现。但如果我们花时间跟进所有在头脑中闪现的点子，就会一事无成。
相比立即跟进闪现的点子，我们应该建立一个需事后跟进的思想活动列表。有很多随手记和清单应用可以让你快速记下这些点子。
4.被干扰后快速回到正轨
多任务工作模式不可避免地会在某些日子里诱惑你屈服。不必过于惊慌，以下两种法助你重回正轨。
首先，每天定时休息。我们的大脑无法长时间集中在一件事上。研究表明，连续工作时间越长，就越容易被干扰。安排定期的休息有益于更好地重新回到手头上的工作中。
“当你不间断地从事一项工作任务时，很容易变得不集中，迷失其中。在简短休整之后，再回到刚才的工作中，会让你有几秒钟的时间再次从全局上考量要实现的目标。它鼓励我们对目标保持警觉，拿出更好的表现。”
其次，当工作无法按计划执行时，要学会原谅自己。研究表明，在没有完成计划的工作时自我原谅，有助于我们在今后从事相同工作时效率更高。
即使工作效率最高的人也有低迷的日子。原谅自己，坚定信心，将自己学到的单任务策略应用到未来的工作中。
Todoist博客网站
科学研究表明：多任务模式对工作的影响，好比吸烟对健康的危害一样。在同一时间尝试做多件事，会严重影响工作效率。
以下是一些令人震惊的统计数据：
一次同时做多件事会使工作效率降低40％，几乎等同于熬通宵后的工作效率。
在办公室上班的人，平均每天都会因为分心或被打断浪费2.1小时，一周下来相当于浪费了一天多的工作时间。
平均而言，大部分时间对着电脑工作的人每10.5分钟就会分心一次。
员工被电话和邮件干扰，智商会因此降低10个点。
不过，也不全是坏消息。工作中44％的干扰都是自己造成的，另外23％来自电子邮件，也就是说，一天中67％的干扰是可控的，可以完全排除（或大幅度降低）。
排除干扰的最好技巧就是单任务工作模式。以下是原因：
1.当你一次只做一件事，就会倾向于做重要的事。有效率的单任务工作模式需要事先规划。如果没有规划就开始一天的工作，干扰和低效便不可避免。早上或是前一天晚上，花点时间列出待办事项列表，这会迫使你优先考虑最重要的任务，不会看似忙碌，但其实被淹没于无足轻重的繁琐工作中。简而言之，你的工作将围绕重要事项展开。
2.在单任务工作模式下，你可以在更短的时间内完成更多任务，压力也会更小。我们已经了解多任务工作模式触目惊心的影响。全神专注于一项任务被证明是完成待办事项清单的最有效方法，同时也会减轻压力和挫折感，增加成就感。一次只专注于待办事项上的一件事是让你更快乐、更高效的有效方法。
如何养成单任务工作习惯？
单任务工作习惯的养成是艰苦的。我也尚未完全掌握这项技能，显然，没有神奇的捷径可走。
下面是我几乎百分百确认最全的单任务工作策略清单。这些策略间不会相互排斥，一起使用能更有效地强化单任务工作努力。
1.切断干扰
一旦工作被打断，平均需要23分15秒才能恢复原来的效率。 单任务的第一步就是在工作中切断尽可能多的干扰。
根据我的经验，相信自己能够轻松抵御经常访问网站的诱惑，就离失败不远了。
幸运的是，要避免经常访问会分散注意力的网站，可以使用能隔绝这些网站的软件。
2.关掉提醒
这个建议属于老生常谈，能常说常新是因为它确实行之有效。试着关闭所有桌面通知一周时间，看看工作效率的变化。快速看一下屏幕上的消息似乎没什么大不了，但即便注意力的转移只有那么一秒，也会积少成多。
如果把手机设置成静音状态会让你感到不安，那么就关掉某些应用程序的通知，有些手机甚至允许在某时间段自动切换到优先通知模式，这样就可以减少不必要的干扰，同时确保不错过任何重要的事情。
3.使用两台电脑
Todoist网站创始人埃米尔通过使用两台电脑来保持专注。他用iPad处理白天可能分散注意力的事情，在他的另一台电脑上进行工作。
“工作中我经常被收发电子邮件、看新闻等事情耽搁，特别是在处理棘手问题的时候。我发现用两台电脑可以解决这个问题。一台电脑用来工作和做有效率的事情，其他事情就被切断了。而另一个（iPad）则用来看看新闻、浏览脸谱网等。”
一次只打开一个标签页，这是Buffer联合创始人莱奥·维杜赫在白天保持专注的工作策略，简单有效。单个标签页提高了任务切换的难度，因为你必须关闭目前正在开展的工作，才能开始处理其他任务，这样可以确保你只做当前真正想做的工作。
4.使用独立桌面空间
既然提出了使用单标签页的方法，我要坦白，我对这个方法从来没有得心应手过。我曾决定使用效率略低但对我来说更加实际的策略——使用多任务桌面，把多个任务分开。
我把桌面分成4个：一个是通讯窗口；另外三个则是计划当天完成的与不同项目相关的窗口。我为每个不同的桌面设置了不同的背景，所以能在特定时间段内专注于某一特定事项。我发现这种方式减少了工作中途切换去做其他事情的可能性。
5.尽可能多地离线工作
我知道在大多数时间里，使用电脑工作几乎等同于在线工作。如果你当前在做的工作不需要上网，那么联网就不会给你带来任何好处。比如我只需要在写博客时把WIFI关掉，写作的时间就会减少一半。
6.限定电子邮件收发时间
电子邮件要是使用得当，绝对是有史以来最强大的生产力工具，但如果使用不当，也会是潘多拉魔盒，它带来的干扰能毁掉一整天的工作。但你可以驯服它。
一天中内安排特定的时间段处理电子邮件。我发现每天上午11点和下午4点半检查邮件最适合我，每次通常需要花上15~30分钟。处理过程中要遵循两分钟原则：两分钟内可以处理的电子邮件立即处理，否则就将其加入以待办事项列表中，日后处理。
7.制订真正能坚守的单任务工作计划
要有效地执行单任务，你需要知道自己真正想做的是什么。一天中，你绝不应该问自己这个问题：“下一步我该做什么？”
待办事项中的任务应该是专注于推进你要实现的目标，而且是可具体操作的。虽然每天的梳理工作需要投入不少时间，但收益是巨大的。
8.将待办事项具体化
每天早上第一件事，或是在一天的工作结束后，花点时间思考当前的项目，想想如果要把事情推进下去，下一步具体工作是什么。之后把这些加入到待办事项中。这会花一些时间，却相当值得。
单任务工作模式可帮助你一段时间内只专注于一项任务。一个简单的方法就是，在计划一天的工作时，把任务管理器上的待办事项写在便利贴上。每个任务使用一张便利贴，然后确定处理它们的顺序。完成后撕掉，再进行下一项。
我喜欢将完成后的便利贴放在办公桌的角上，看看一天内到底能干多少工作。了解自己的成就，可以在工作效率不高的时间获得激励。
9.安排待办事项时间表
另一种保持专注的方法是，在日历上安排待办事项的时间表。每个任务都有特定的时间段，在此期间只做这个任务。
同时，设定一个不切实际的完成期限。给自己更少的时间来完成任务，迫使你保持专注。正如领导力专家彼得·伯格曼所说：“没有什么比最后期限更能加快进度了。如果你只有半小时来完成本应一个小时完成的事，还会去接听干扰电话吗？”
10.为每天设定一个主题
大多数人每天会同时应对多个项目和多项职责，一天之中在多个任务之间来回切换，很难保持专注。解决这个问题的方法之一就是为每天定个主题。这样今天做什么就有了指引和明确的优先级。比如，今天是星期一，是博客日，我首先要完成写一篇博客的任务。
干扰不可避免怎么办？
无论你在切断干扰和计划工作时多么自律，意想不到的事情总会出现。以下是一些确保干扰不会浪费你过多时间的策略：
1.刻意拖延干扰事件
研究表明，员工会立即处理73％的突发干扰事件，无论它是否紧急。虽然一些干扰不可避免，但可以通过把它添加到待办事项列表中来降低它对工作效率的影响。
2.使用“过后阅读”列表
另外一个让我特别挣扎的自我干扰项，是阅读有趣的或者有帮助的文章。这些文章是我在网上寻找其他资料时毫无疑问会看到的。
幸运的是，对付此类干扰有一种灵丹妙药——当你看到有吸引力的文章，保存下来之后再看。有很多浏览器可以瞬间实现这个功能，让你添加标题书签保存文章，以便之后阅读。
3.创建“灵感”列表
你是否曾绞尽脑汁思索一个难题的答案毫无所得，却在偶然之下灵感迸现获得答案。当我们专注于某件事时，大脑会在不经意间灵光乍现。但如果我们花时间跟进所有在头脑中闪现的点子，就会一事无成。
相比立即跟进闪现的点子，我们应该建立一个需事后跟进的思想活动列表。有很多随手记和清单应用可以让你快速记下这些点子。
4.被干扰后快速回到正轨
多任务工作模式不可避免地会在某些日子里诱惑你屈服。不必过于惊慌，以下两种法助你重回正轨。
首先，每天定时休息。我们的大脑无法长时间集中在一件事上。研究表明，连续工作时间越长，就越容易被干扰。安排定期的休息有益于更好地重新回到手头上的工作中。
“当你不间断地从事一项工作任务时，很容易变得不集中，迷失其中。在简短休整之后，再回到刚才的工作中，会让你有几秒钟的时间再次从全局上考量要实现的目标。它鼓励我们对目标保持警觉，拿出更好的表现。”
其次，当工作无法按计划执行时，要学会原谅自己。研究表明，在没有完成计划的工作时自我原谅，有助于我们在今后从事相同工作时效率更高。
即使工作效率最高的人也有低迷的日子。原谅自己，坚定信心，将自己学到的单任务策略应用到未来的工作中。
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