如何避免商务电话中常见的五个错误

    随着科技的发展，人们越来越多地使用电子邮件、聊天工具及其他非电话方式进行沟通，传统的商务电话礼仪正在逐渐消亡。事实上，一些职场人士之所以回避使用电话，连偶尔为之也会害怕，主要是因为没人教他们如何打电话。

    下面是5种最常见的错误。避免这些错误将有助于提高你的工作效率，也会使你不再对来电感到焦虑。

    1.抗拒打电话

    如果你有电话恐惧症，别担心，有同样问题的不只你一个。

    但即使你再讨厌它，也得承认，有时打电话更高效便捷。比如，当需要和客户或同事讨论复杂的工作或项目时，需要进行大量交流时，或者需要传达难理解、敏感或容易被对方误解的信息时。

    应该怎么做：有时你不得不咬咬牙鼓起勇气拿起电话，如果实在惧怕打电话，不妨提前将自己要说的事情写在纸上。若你也不想在电话中让自己听起来好像在读剧本，只要提前写下要点或提纲即可，这既能帮你组织对话，也能让你听上去很自然。

    2.电话留言冗长拖沓

    人们越来越没有耐心长时间坐在电话前听完整段留言了，可能是因为我们现在都习惯了快速浏览电子邮件中的重点部分，而冗长的电话留言会给人效率不高、浪费时间的感觉。事实上，现在有不少人根本不理会电话留言；大多数时候，人们看到未接来电，都会不假思索地回拨过去；至于电话留言，他们管也不会管，最后你只好在电话中再把留言里的内容再重复一遍。

    应该怎么做：如果你确实要用电话留言，那么内容应该简明扼要：你的姓名和电话（如果需要），并简要说明你打电话来的原因。注意这里的“简明扼要”，要知道，现在不是你长篇大论事无巨细的时候。

    3.语焉不详

    虽然冗长拖沓的电话留言效果并不理想，但也不能留下语义模糊的留言。比如：“简，请给我回电话。”这样的语音留言没有告诉接听人任何你打电话来的原因，因此对方无法判断你的事情的重要性。

    应该怎么做：如果一定要使用电话留言，首先应介绍下你打电话的原因。如果能加上回复的时效性就更好了，如：“请在4：00之前回复，因为打印机的工作截止时间是5：00。”

    4.能发电子邮件时却选择打电话

    当然，这种情况并不会出现在所有人身上，但也是常见情况。有些工作，一封电子邮件就可以解决，你却偏偏选择打电话。你可能觉得，电话会打断对方的工作，使其立即响应；而电子邮件时效性稍弱，对方忙的时候可能根本就顾不上看邮箱。

    应该怎么做：留心本单位的工作习惯。如果整个公司都喜欢使用电子邮件，那么这样做就是明智的（除非你是老板，你的喜好大过公司规范）。

    5.忽略电话那头的反应

    据调查，人们在接听商务电话时最不能忍受的，就是通话时间过长或呼叫时间不适宜。你可能以为，对方会直截了当地告诉你，“手头上的项目马上要交了，我晚些再回复你可以不”，或“马上要开会了，不好意思”。但在现实中，很少有人这样说，只会因为打电话的人听不出话外之音而郁闷。

    应该怎么做：打电话时留心对方的反应。如果对方听起来很忙或心不在焉，那么应该询问是否换个时间再打或干脆结束通话。

    《美国新闻与世界报道》杂志网站