发出工作电邮前，先检查四件事

    在信息高度发达的今天，无论你从事什么行业，担任什么职位，电子邮件无疑都已成为日常工作中不可或缺的一部分。有效书写电子邮件可以增强沟通的准确性，提高工作效率。麦肯锡全球研究所发现，现代人每周28%的工作时间都在阅读和回复电子邮件。

    不幸的是，由于微信微博的盛行，大部分人忘了电子邮件的字数并不限于140字，而且需要一定的格式和书写技巧，特别是在与客户和同事沟通的时候。调查表明，大部分老板对员工书写电子邮件的水平都不满意。

    所以，下次写电子邮件时，请做好以下几点：

    邮件格式要正确。记住，电子邮件不是短信。在商务场合，要使用正式的问候语：“你好，克里斯汀”，或在对方的姓之前加上“先生”、“小姐”或“女士”，都比只写个“你好”或“嗨”强得多。至于具体如何称呼，那就看你和对方的熟悉程度了。

    即使是非正式场合，也尽量避免电子邮件过于随意。培养撰写正式商业文件的习惯，即便只是发邮件，从长远来看，也有助于你建立起专业形象。

    邮件应有明确的主题，尽量使用开门见山的语言，落款也要适当。另外，尽量避免幽默。对你来说好笑的事，也许对别人来说并不好笑。而且在邮件中，幽默往往施展不开，因为缺乏直观交流和相应的肢体语言，你的笑话不仅达不到想要的效果，还可能适得其反。

    操作提示：掌握电子邮件的基本格式，问候语和落款都要放在相应的位置。即使公司邮件有设定好的落款，末尾缀上结束语也显得专业一些。至于幽默，留在私人邮件中好了。写完邮件后，花几分钟检查一下这几项，可以免去很多不必要的麻烦。

    校对邮件内容。这个建议看上去平淡无奇，但往往容易在繁忙的工作中被忽略。例如，是“按部就班”还是“按步就班”呢？是“默守陈规”、“墨守陈规”，还是“默守成规”呢？

    这个步骤相当重要，特别是对发给客户的邮件。很多电子邮箱有自动拼写检查功能，但并不能发现所有错误。写完邮件后，拿出点时间校对一下。如果该邮件非常重要，发送之前最好请同事帮忙看一遍。

    校对邮件时，还要注意“回复”、“回复全部”或“转发”这几个选项选得是否正确。我们都有过不小心点错这几个按钮的经历，因此一定要确保你发送的信息中，没有收件人不应看到的内容。

    操作提示：确保邮件段落划分正确，无错别字，标点符号使用无误。如果是转发电子邮件，请记得删除邮件下方你不希望收件人看到的留言，或任何多余信息。

    请注意，你发送的是公司邮件而不是私人邮件。要知道，公司有权随时在服务器上查看任何员工发送的电子邮件。因此，不要用公司邮箱发送与工作无关的邮件。

    工作上的事情千头万绪，难免会让你心烦意乱，这时候可以先到走廊走一走或喝杯水静一静，不至于冲动之下发给客户言辞激烈的邮件。这一点同样适用于给同事的邮件（有时候，打电话或面谈比发电子邮件效果更好）。

    操作提示：扪心自问，如果自己的邮件被人拿来在休息室议论，你是否觉得舒服。若答案为否，就意味着这封邮件没必要发送。有些事可能面对面讨论更好。

    不要在深夜发送工作邮件。也许你觉得晚上10点以后发邮件更容易得到回应，但实际上并非如此。这可能会导致以下几种情况：由于太累，你胡乱发了几封邮件；收件人可能会点开阅读，然后忘了这回事，因为对方也累了；或者收件人永远看不到你的邮件，因为第二天它被淹没在铺天盖地的邮件中。

    操作提示：如果你感觉项目进度有些滞后，认为有必要在深夜写邮件，可以先将其保存为草稿，第二天早上校对后再发送出去（除非你知道这个时候，和你一起为项目奋战的同事也在工作）。

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