管理时间是空话，集中精力“吃青蛙”

    别再想着管理时间了。找出最重要的3件事，它们是你必须吃掉的“3只青蛙”。每天拿出一定的时间专门对付它们，坚持不懈，就能取得完全不同的成就。

    “如果你必须连着吃掉3只青蛙，记得先吃最大、最丑的那只。”《吃掉那只青蛙》一书的作者博恩·崔西说。

    世界变得越来越复杂，我们承受的压力越来越大，时间似乎永远不够用。为什么有些人总能有效利用时间，取得比其他人更大的成就呢？

    受博恩·崔西这段话的启发，我们不应该继续尝试管理时间，应该“吃掉3只青蛙”。

    我们讨论的当然不是在餐厅里吃青蛙。请立刻做以下5件事。

    1.找到“3只青蛙”。

    问自己这个问题：“如果我只能在2014年完成一件将对事业产生最大影响的事，这件事是什么？”写下3件事，它们就是你的“3只青蛙”。它们很可能非常重要，需要你持续专注才能完成。

    2.先吃掉“最大最丑的青蛙”。

    “最大最丑的青蛙”就是3件事中最重要最困难的那件事。会有许多人和事以“万分紧急”之名要求你投入时间，其中一些的确比较重要。你会发现，忙碌了一阵子后，你的时间被一些不会帮助你在优先事项上获取进步的事消耗掉了。耗费时间从事“不紧急，不重要”的活动，这种诱惑总是存在，这些充满乐趣的娱乐活动只会浪费你的时间，不会帮助你取得任何进步。

    因此，每天你至少要投入20%的可用时间，专注于“3只青蛙”之一，它们都是“不紧急，但重要的”活动。如果你不这样做，你就会身心疲惫，总被一些紧迫的问题牵着走。简而言之，你会“失控”，任由一些堪称“时间大盗”的“紧急”活动摆布。

    3.保护每天的“青蛙时间”。

    如何确保每周有足够的时间专注于那些又大又丑的“青蛙”？答案非常简单，但不容易做到——你需要在可用时间中划定保护圈，不惜一切代价保护“青蛙时间”。简单地说，你必须做到：

    在日历上标出“青蛙时间”，赋予它“神圣不可侵犯”的地位。

    对一些浪费时间的活动说“不”，比如不必要的电话、会议和电子邮件等。

    关掉手机，忽略电子邮件，关上门，在有限的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”。

    如果有人想打扰你，请向他们解释，这是你的“青蛙时间”，你晚些时候会与他们联系。随着时间的推移，人们开始尊重你集中精力的方式。

    4.把“3只青蛙”应用到生活的各个领域，不只是工作。

    在你生活的每个领域，找出意义重大的“3只青蛙”，比如健康、家庭、理财、放松……从事这些活动需要一些时间，但它们可以给你更大的回报。

    如果你悉心实践这项法则，把20%的时间投资在这些重要事项上，坚持一整年，你就可以取得超出自己想象的成就。而且，你依然可以利用其余80%的时间来处理那些“急事”。

    5.创建并严格遵循每天的“待办事项清单”。

    一项研究重点考察了世界上最成功的一批人，探寻他们高效率的秘密。经过数千次采访，头号因素终于浮出水面：他们每日制定“待办事项清单”。一天结束时，他们会为次日创建新清单。但这不是全部。他们不仅每天都创建“待办事项清单”，而且确保每天的“待办事项”包括对职业生涯和个人生活具有重大意义的活动。

    对许多人来说，这是个坏消息：你的邮箱不是“待办事项清单”！我们发现，上班族进入办公室后，往往首先打开电子邮箱。他们看起来很忙。这个习惯的问题在于，它导致你在没有事先安排的情况下随机使用时间，你的工作注定是低效的！

    以下是一些解决问题的办法：

    限制你在电子邮件上花费的时间：一天3次，每次用30分钟处理邮件。

    简明扼要地回复邮件。

    和“3只青蛙”相关的事项优先处理。

    让人们知道，晚些时候你将联系他们，目前你专注于其他事情。

    如果不这样做，会发生什么事？你会让自己沦为电子邮件的奴隶。你想整天盯着电脑屏幕，还是想展现工作效率？要知道，你不会因为“及时回复了所有邮件”而获得奖励，也不会因此得到提拔。

    能不能用好时间，关系到你能不能取得成就。每天专注于“3只青蛙”，学会说“不”的确不容易做到，但被动地度过每一天是极其痛苦的生活方式。如何度过无法从头来过的余生？你说了算！

    祝愿你拥有硕果累累、事半功倍的马年！

    (David Chard是位领导力培养顾问，在亚太地区拥有30年的从业经验。)

    美国《财富》杂志