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一些上班族每天把28%的上班时间花在处理电子邮件上。也就是说，如果每周工作50小时，就有14个小时在处理电子邮件。其中有些时间完全被浪费了，采取更有效的处理方式可以节省时间，提高工作效率。
如果想尝试令人不快的体验，可以读读著名的儿童图书《亚历山大和糟糕透顶的一天》。亚历山大和家人去爸爸的办公室接他，结果在那里制造了一大堆麻烦。但今天的读者感到最奇怪的应该是爸爸办公桌的插图，上面有电话、文件、书籍，但是没有电脑，因为朱迪思·维奥斯特的这本书首次出版是在1972年。
所以，在1972年，上班族在电子邮件上不会花什么时间。然而，40年过去了，如今，查看电子邮件已经成了工作的代名词，甚至要成为我们工作的全部。
2012年7月，麦肯锡全球研究所公布的“社交经济”报告中指出，普通知识型员工28%的上班时间都在处理电子邮件。如果你每周工作50个小时，那么，有14个小时花在了处理邮件上。麦肯锡的报告显示，通过充分利用社交协作平台，员工可以将处理电子邮件的效率提高25%至30%，进而节省约7%至8.5%的时间用于其他工作。但如果你所在的公司不打算在这类平台上花钱，本文将提供一些方法，让你不必在电子邮件上花费那么多时间。
1.取消邮件订阅。
电子邮件管理服务提供商Baydin分析了500万封电子邮件后发现，普通的电子邮件用户平均每天收到147封邮件，会删除其中的71封（48%），删除一封电子邮件平均需要3.2秒。听起来并不算多，每天4分钟而已，但如果你每周在工作时间删除350封邮件，则需要花费20分钟，全年超过16个小时。
或许，我们可以换个角度来看。“美国人时间使用情况调查”显示，孩子不满6岁的已婚在职父亲，每天给孩子读书的时间平均仅有2.4分钟，还不如普通电子邮件用户用于删除电子邮件的时间长。
要想摆脱收件箱带给你的麻烦，就得取消你不会阅读的邮件列表，停止订阅任何商业信息。
2.停止使用文件夹。
卡耐基梅隆大学的一篇论文指出，32%的电子邮件用户同意一种说法：“读完的信息，我就会立即把它归类到文件夹中。”归类似乎很有效率，但Baydin公司CEO亚历克斯·摩尔认为，未来需要再次查找邮件时，你会发现，根据不同项目或联系人创建文件夹是效率最低的一种方式，即便是凭借自己对收件时间的模糊记忆，在收件箱中滚动查找的效率，也比之高出不少。如果你想清空收件箱，可以创建一个“归档”文件夹；如果需要查找信息，可以使用邮箱的搜索功能。
3.在正确的时间发邮件。
根据Baydin的分析，普通电子邮件用户每天会写40封电子邮件，但如果没人读这些信息，它们就没有任何作用。比如，摩尔发现，早上6点钟发送的信息与之后任何时间发送的信息相比，被打开的几率更高。另外，午饭后也是阅读信息的一个小高潮。他说：“如果你想请求某人做某事，在对方血糖升高之后，你便更有可能实现自己的目的。”
4.不要过于频繁地查看邮件。
《18分钟法则：心无旁骛，做正确的事》一书的作者彼得·布雷格曼认为，仅仅经过一代人，处理电子邮件的时间便从零增长到28%的个人时间，这是有原因的。他说：“因为电子邮件造成一种有效工作的假象，所以特别容易让人分心。”比如，你本应专心做提案，但你不想这么做。于是，你跑去查看收件箱。他说：“如果看电视不被惩罚，你或许也会去看电视，而不是写提案。可是你看不了电视，于是你就跑去查看电子邮件了。”
有更好的解决方法吗？有，那就是分批处理法。布雷格曼每天查看3次电子邮件，他发现这种方式可以每周节省不少时间。他说：“从没人抱怨没有及时收到回信。”如果每天查看3次不适合，可以尝试每小时查看一次——集中精力工作40分钟，然后用20分钟处理收件箱。如此一来，你会发现，自己的工作效率大大提高。
美国《财富》杂志中文网
